Pour ma part, je fais au plus court. Exemple :
Madame, Monsieur,
je me permets de vous faire parvenir le manuscrit d'un roman (préciser s'il y a plusieurs tomes prévus) intitulé XXX
Genre : XXX
Public :
Nombre de mots :
Nombre de caractères espaces compris :
4ème de couverture (ou résumé) :
En espérant que ce projet éveillera votre intérêt
bien cordialement
XXXX (avec les coordonnées téléphoniques et postales, même si elles sont notées sur le manuscrit)
Voilà.
Après, il faut bien regarder sur le site de la maison. Parfois ils demandent un synopsis, une bio/bibliographie de l'auteur, un résumé avec dévoilement de la fin... bref, à adapter au cas par cas.
Bon courage !